Aktivitas
surat menyurat kantor sering terhambat dikarenakan adanya permasalahan dalam
kegiatan/sistem kearsipannya, adanya hambatan tersebut sedikit banyak akan
menimbulkan dampak negative terhadap kegiatan kantor tersebut secara
menyeluruh.
1.
Masalah kearsipan
a.
Drs The Liang Gie, mengemukakan bahwa masalah
pokok di bidang kearsipan antara lain sebagai berikut :
·
Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari
bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan/satuan organisasi
·
Peminjaman atau pemakaian surat oleh
pimpinan/satuan organisasi laiinya,jangka waktu sangat lama, bahkan
kadang-kadang tidak dikembalikan.
·
Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip
tanpa ada penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi
mencukupi.
·
Tata kerja dan peraatan kearsipan yang tidak
mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern, sebagai akibat dari pegawai
dari pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan teratur.
b.
Drs. E . Martono, mengemukakan bahwa masalah
yang sering timbul di bidang kearsipan adalah sebagai berikut :
·
Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena
hilang
·
Warkat diketemukan setelah lma mencari dn
membongkar seluruh tumpukan kertas.
·
Warkat setiap hari selalu bertambah.
·
Tempat penyimpanan warkat selalu sesak, kurang
tempat.
·
Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.
·
Pegawai di bidang penyimpnan warkat kurang
terlatih
c.
Drs. Moekijat, mengemukakan bahwa masalah yang
sering dijumpai di bidang kearsipan adalah sebagai berikut :
·
Penggunaan sistem penggolongan (Kalsifikasi)
yang salah.
·
Organisasi yang kurang baik dan perumusan
tannggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas .
·
Pegawai yagn tidak terlatih.
·
Tidak ada prosedur kearsipan tertentu
·
Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk
penyimpanan dan menghapuskan warkat-warkat.
·
Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan
kegiatan.
·
Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat
yang dipinjam atau pengembaliannya.
Dari beberapa pendapat diatas,
dapat disimpulkan bahwa masalah-masalah yang sering ditemukan dalam kegiatan
kearsipan adalah sebagai berikut :
·
Penerapan sistem penyimpanan yang kurang cepat.
·
Sarana dan tempat kegiatan kearsipan
kurang/tidak memadai.
·
Pegawai Pengelolaan Arsip kurang/tidak adanya
bimbingan dari pimpinan dalam menjalakan tugasnya.
·
Kehilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang
tidak tertib.
·
Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa
diimbangi dengan adanya penyusutan
·
Kerusakan arsip yang telah terjadi karena
kurangnya perawatan maupun oleh kerusakan yang disebabkan oleh hal-hal diluar
kemampuan manusia untuk mencegahnya (Force Majure), seperti bencana alam,
kerusuhan, dll.
2.
Cara pemecahannya
Dari kesimpulan tentang masalah-masalah pokok dalam kearsipan
maka pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut :
a.
Menggunkan sistem penyimpanan yang tepat yang
sesuai dengan sifat kegiatan kantor itu sendiri
Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip antara lain :
·
Sistem Abjad (Alphabetical)
·
Sistem Masalah (Subject)
·
Sistem Nomor (Numeric)
·
Sistem Tanggal (Chronologi)
·
Sistem Wilayah (Geograhic)
Masing-masing sistem pengarsipan tersebut mempunyai
spesifikasi tersendiri .
b.
Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip
yang memadai serta mengikuti perkembangan tekhnologi
c.
Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di
bagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun mental serta etos kerjanya
d.
Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian
arsip yang memadai, misalnya dengan menggunakan bon peminjaman arsip yang lazim
tersebut sebagai Out Slip.
d.
Mengadakan penyusutan arsip secara teratur.
Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna perlu disusutkan, sehingga arsip
yang tersimpan hanyalah arsip yang masih mempunyai nilai guna saja.
d.
d.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar