A.Pengertian Arsip

Istilah Arsip adalah dari kata Archief dlam bahasa Belanda atau Archives dalam bhasa Inggris. Sebenarnya istilah tersebut berasal dri bahas Yunani (Greek). Ada beberapa istilah dalam bahasa Yunani yang berkaitan dengan istilah arsip, yaitu :

• Archea artinya catatan/dokumen mengenai pemerintahan .
• Archium, artinya peti untuk menyimpan seatu.
• Archeon/Archeion, artinya balaikota yang sama artinya dengan Archium dalam bahasa Latin.

 Dalam bahasa Inggris dikenal istilh File yang berarti Berkas atau alat/tempat untuk menyimpan arsip yang berasal dari kata Felum (Latin) yang berarti benang atau tali,untuk memahami lebih lanjut mengenai arsip ,berikut ini akan diuraikan pengertian asrip dari berbagai sumber:

Menurut Undang Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokokpokok Kearsipan ,yang dimaksud arsip adalah :

1. naskah-naskah yag dibuat dan diterima oelh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun.Baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksaan kehidupan pemeritah.
2. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan atua perorangan dalam bentuk corak apapun,baik tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksnaan kehidupan kebangsaan.   

Menurut ensiklopedi administrasi arsip adalah :   

• segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
• suatu instansi atau tempat warkat-warkat dari suatu organisasi disimpan secara tertib.

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern menyatakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara kembali ditemuka kembali.