E.Jenis-Jenis Arsip

              Jenis-jenis arsip dapat dilihat dari beberapa sudut pandang di antaranya sebagai berikut :

1.       Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung di dalamnya . Menurut Ensiklopedi Administrasi , arsip dibedakan menjadi menjadi :

a.       Vital record (warkat yang sangat penting) yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi organisasi atau instansi, untuk itu warkat-warkat jenis ini perlu disimpan secara terus-menerus(abadi) selama organisasi itu masih berdiri.

b.      Important record (warkat penting) yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun keatas , untuk itu warkat jenis ini disimpan secara tertib ,misalnya surat perjanjian sewa menyewa,dll)

c.       Useful record ( warkat berguna), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu yang biasa, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan sesui dengan daftar retensinya(lama penyimpanan), biasanya diberbagai organisasi jenis warkat ini paling banyak jumlahnya ,cotohnya : surat-surat kantor pada umumnya.

d.      Non essential record (warkat tidak penting) yaitu warkat yang kegunaanya menjadi habis setelah selesai dibaca. Untuk warkat ini tdak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup diingat isinya/dicatat dlam bku agenda .Contoh undangan rapat dan lain-lain.

2.       Ditinjau dari fisiknya yaitu melihat arsip dari/warkat yang dari wujud benda arsip tersebut.Arsip jenis ini terdiri dari :

a.       Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis misalnya surat dinas, akta dan lain-lain

b.      Arsip visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar. Lukisan, ukiran, relief, poster dll

3.       Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip/warkat dari segi isi yang terkandung di dalamnya.Arsip/warkat ini dapat berupa.

a.       Financia record, adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan misalnya:

·         Tata cara mengajukan kredit

·         Tata cara pembayaran uang

·         Jumlah uang harus dibayar

·         T anggal pembayaran atau pelunasan hutang

b.      Inventory record, adalah caatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan yang memuat antara lain :

·         Jumlah dan macam-macam persediaan barang

·         Harga barang-barang tersebut

·         Lokasi/tempat barang tersebut

·         Keadaan fisik barang

c.       Personal record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian , seperti catatan riwayat hidup, pengalaman kerja, absensi pegawai.

d.      Sales record, adalah catatan-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan misalnya:

·         Mutu pejualan

·         Jumlah persediaan

·         Harga barang

·         Daerah pemasaran

·         Hasil jualan

·         Prosedur penjualan

e.      Production record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah produksi, misalnya

·         Jumlah barang yang dihasilkan

·         Jenis barang yang dihasilkan

·         Kualias barang yang dihasilkan

·         Jenis bahan baku yang dihasilkan

·         Jenis bahan baku pembantu atau tambahan yang diperlukan

·         Jenis alat (mesin proses prosuksi)

·         Laporan akhir

4.       Ditinjau dari pemilikannya, yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya serta asal arsip tersebut bagi organisasi atau lembaga-lembaga kantor tersebut.antara lain sebagai berikut :

a.       Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain ,

1)      Arsip Nasional Republik Indonesia sebgai inti Organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjunya disebut denga Arsip Nasional Pusat (Anarpus)

2)      Arsip Nasional Republik Indonesia yang berada di masing-masing Daerah Tingakat-I, yang selajutnya disebut denga  Arsip Nasional Daerah(Arnasda)

b.      Berasal dari instansi/swasta

1)      Arsip primer merupakan arsip asli, bukan merupakan salinan copy atau tembusan/tindasan

2)      Arsip sekunder  adalah arsip yang berupa salinan,copy tembusan/tindasan/

3)      Arsip unit arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh masing-masing unit di mana arsip tersebut dibuat(tersebut/desentralisasi)

5.       Ditinjau dari fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi :

·         Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunkan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolahan suatu organisasi

·         Arsip inaktif/pasif, yaitu arsip frekuensinya penggunaanya sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi/instansi

·         Arsip statis, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan seara terus- menerus bagi organisasi/instansi, namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat umum/negara karena berniai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebgai referesi saja.