G.Tujuan Pengelolaan Arsip

• Dalam undang-undang Nomor 7 Thn 1971 pasal 3 dinyatakan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang Perencanaan, Pelaksanaan, dan Penyelenggaraan Kehidupan Kebangsaan serta untuk menyediakan bahan-bahan pertanggungjawaban bagi Pemerintah.

•     Drs.E.Martono, menyatakan bahwa tujuan penataan berkas atau Kearsipan dapat dirumuskan sebagai berikut :

·         Menyediakan warkat jika diperlukan

·         Menghindari pemborosan waktu dalam pencariaan

·         Mengumpulkan dan Mengelompokkan warkat yang satu dengan yang lain

·         Mengamankan warkat yang penting dari bahaya Pencurian dan Kebakaran

·         Memanfaatkan tempat penyimpanan dan sarananya

·    Melindungi serta menjaga kerahasiaan informasi yang terkadung di dalam warkat , khususnya warkat yang karena sifatnya harus drahasiakan.

• Drs.Anhar, dalam bukunya yang berjudul “Pengurusan Surat dan Kearsipan”, menyatakan bahwa tujuan pengelolaan Kearsipan adalah meyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah menemukan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.

Dari ketiga pendapat tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan pengelolaan kearsipan adalah sebagai berikut :

·         Memelihara arsip dengan baik

·         Menyimpan warkat dengan sistem yang tepat,sehingga mudah ditemukan kembali,secara tepat dan cepat.

·         Menyediakan tempat penyimpanan yang memadai

·         Menjamin keselamatan warkat yang baik isinya maupun bentuknya.

·         Memberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik