H.Kegiatan Kearsipan

 

Menurut Drs.E.Karso, kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut :

1.   Kegiatan Penciptaan

Merupakan suatu proses pembuatan dan penerimaan arsip yang terdiri dari pengurusan surat masuk maupun pengurusan surat keluar(mail handling), baik menggunakan sistem buku agenda maupun sistem kartu kendali (sistem pola baru). Untuk surat masuk dimulai dari penerimaan surat, pemesanan surat , pemrosesan ke unit pengolah sehingga surat tersbut selesai dan siap untuk disimpan. Untuk surat keluar dimulai dengan perintah pembuatan surat, pengonsepan, pengetikan sampai surat tersebut dikirim dan tindakannya siap untuk disimpan.

2.   Kegiatan penyimpanan (Filling) dn penemuan kembali (Finding)

• ·        Kegiatan penyimpanan (Filling), adalah kegiatan yang dimulai dari pengecekan tanda pelepas yang ditandai dengan tanda disposisi dep.(Deponeren/simpan) pemberian kode-kode penyimpanannya sampai penempatan arsip tersebut disimpan ke dalam folder dan dimasukkan ke dalam filling cebinet .

• ·         Kegiatan penemuan kembali(Finding), adalah kegiatan yang dimulai dri permintaan arsip oleh pihak lain, mengidentifikasi masalah sesuai dengan kode penyimpanannya yang terdapat pada Daftar Klasifikasi, sehingga menemukan kembali arsip di tempat penyi mpanannya sesuai dengan kode simpanannya.

3. Kegiatan penyelamatan

Kegiatan penyelamatan yaitu kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh yang tidak berhak, rusak atau hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip, kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan :

a)      Pengamanan yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi/informasi yang ada pada arsip itu tidak diketahui oleh orang-orang yag tidak berhak terutama untuk arsip yang bersifat rahasia)

b)      Pemeliharaan, adalah kegiatan menjaga agar benda arsip tersebut tidak mudah rusak,dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip(preventif), misalnya selama dalam pemeliharaan ini benda-benda arsip perlu disemprot dengan obat anti hama, atau sebelum disimpan dipersiapkan terlebih dahulu tempat yg aman dari kerusakan.

c)       Perawatan, adalah kegiatan kemampuan memperbaiki arsip yang telah rusak agar masih dapat dipergunakan lagi, dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan setelah terjadi kerusakan pada arsip yang bertalian(Represif), misalnya jika diketahui sesuatu benda arsip dlam keadaan rusak/benar-benar rusak, sedangkan arsip tersebut masih diperlukan/dipergunakan, sebagai tindakan represifnya arsip tersebut dilaminasi(diberi lapisan plasik), kemudian di mikro filmkan .Apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut cukup ditunjukan mikro filmnya saja, sedangkan arsip aslinya tetap sidimpan.

4.   Kegiatan Penyusutan

Kegiatan penyusutan adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang disimpan, terutama arsip-arsip yang telah hilang nilai guna arsipnya, sehingga arsip memiliki nilai guna tinggi. Kegiatan penyusutan arsip ini meliputi :

Ø  Penilaian/pemindahan, adalah kegiatan penentuan bahwa arsip tersebut masih sering/sudah jarang digunakan atau bahkan tidak dipergunakan lagi, kemudian arsip tersebut dipindahkan penyimpanannya ke unit Sentral.

Ø  Pemusnahan, adalah kegiatan menghapuskan secara fisik arsip yang telah hilang nilai gunanya , dengan harapan agar arsip yang tersimpan hanyalah arsip yang benar-benar masih dipergunkan.

Ø  Penyerahan, adalah suatu kegiatan menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kebangsaan(arsip stsatis) ke Arsip Nasional Pusat/Arsip Nasional Daerah atau kepada pemerintah daerah tingkat I masing-masing propinsi.

Dengan demikian, ruang lingkup kegiatan kearsipan tersebut dimulai dari kegiatan penciptaan, penyimpanan, penemuan kembali, penyelamatan, dan berakhir denga penyusutan.